De waarde van zakelijke evenementen

Als het zware tijden zijn, is vaak één van de eerste dingen die geschrapt wordt het (jaarlijkse) bedrijfsevenement. Er is immers geen direct negatief gevolg zichtbaar, en sommigen zien dit soort events toch als niets meer dan een zakelijk feestje met gratis bitterballen en een drankje. Helaas, zeker met betrekking tot bedrijven die hun evenement op deze manier benaderen, is het moeilijk om bewustzijn te creëren van de kansen die daardoor onbenut blijven. Natuurlijk is het een steekhoudend argument dat als er mensen uit moeten, het niet gepast is om geld uit te geven aan een bedrijfsevenement. Toch is dat een slecht besluit, zeker als je de echte reden en waarde inziet van deze zakelijke ontmoetingen.  Laten we eens kijken naar de omgeving waarin we elke dag werken. Digitale communicatie voert de boventoon. Virtuele teams ‘ontmoeten’ elkaar in hun mailbox, Google+ of Skype. Flexibele werktijden en het nieuwe werken, maken persoonlijke interactie moeilijk en schaars. Het lijkt er op dat alles wat een bedrijf maar kan doen om reistijd en -kosten te minimaliseren, gepassioneerd omarmd wordt onder het mom van: ‘optimalisatie van productiviteit’. Maar we betalen er een prijs mee, een aanzienlijke prijs. In deze tijd en de nabije toekomst , meer dan ooit, wordt commercieel resultaat behaald door geïnspireerde, betrokken en tot actie gemotiveerde teams en individuen die op een resultaatgerichte manier waarde voor hun klanten proberen te realiseren. Recente “engagement”-studies meten 3 dingen – Wat vinden medewerkers van hun organisatie, zijn ze van plan te blijven, en hoeveel motivatie hebben ze om succesvol te zijn voor zichzelf, de organisatie en de klant? Deze studies meten ‘productiviteit’ wellicht niet op basis van harde cijfers, maar indirect door het peilen van de menselijke connectie van medewerkers met de organisatie waar ze voor werken. Mensen die zich op een persoonlijk niveau verbonden voelen met de organisatie waar ze voor werken, zijn veel meer geneigd goed te spreken over de organisatie, te willen blijven, en zich met hart en ziel in te willen zetten. Vraag je dus eens af: welke rol speelt jullie zakelijke evenement in het realiseren van die persoonlijke betrokkenheid? De uitdaging die wij onszelf bij Eagle’s Flight altijd stellen, is dit: we willen dat iedereen elke dag weer zegt, “Wat ben ik blij onderdeel uit te maken van deze organisatie!”. Stel je voor wat het voor jouw organisatie zou betekenen als je dit zou weten te realiseren?! Hier zijn een aantal must do’s als je een zakelijk evenement wilt plannen:  1. Screen elk moment om zeker te stellen dat je de waarde van persoonlijke interactie maximaliseert. Zend zo min mogelijk informatie, zeker als het informatie betreft die ook via email of telefoon geleverd kan worden.  2. Als directie of senior management, zorg er voor dat je je menselijke kant laat zien. Deel je passie en je hart, niet je informatie, kennis en statistieken. 3. Zoek geen waarde in hoeveelheid. We komen te vaak evenementen tegen die propvol zitten met informatie, en ook nog eens van 7:00 tot 21:00 uur duren. Benader een evenement als een middel, niet als doel. 4. Zorg dat je een “centrale pijler” hebt voor je evenement. Dat is, één overkoepelende boodschap waarvan je wilt dat alle deelnemers die kunnen dromen in de weken erna. Mensen onthouden maximaal 10% van wat ze horen, dus help ze door alle activiteiten te verbinden aan die centrale pijler. 5. Huur professionals in voor de verschillende programma onderdelen. Verwacht niet van je HR- of Event-team dat ze programma’s kunnen ontwikkelen die kunnen tippen aan wat experts jarenlang hebben geperfectioneerd. Daar is jullie evenement te belangrijk voor! 6. Als laatste, zorg er voor dat de waarde van het event gezien en uitgedragen wordt door de top van de organisatie en het senior management. Dit event is DE KANS voor de eigenaren, directies, CEO’s/CFO’s, stakeholders, etc om echt contact te maken met de mensen wiens betrokkenheid cruciaal is voor het succes van de organisatie in zijn geheel.